Comment organiser ses notes de séance quand on est coach

Fin de séance.

Votre cliente vient d'avoir un déclic. Elle a sorti une phrase très forte.

Vous vous dites : « Il faut absolument que je m'en souvienne. »

Et puis la séance suivante commence. Le téléphone sonne. Les enfants rentrent.

Trois semaines plus tard, vous la revoyez.

Et vous ne savez plus exactement où vous en étiez.

Ce n'est pas un problème de mémoire.

C'est un problème de méthode.

Il y a 3 règles simples pour ne pas vous retrouver dans cette situation :

1. Noter juste après la séance les éléments importants.
2. Toujours de la même manière (plus ou moins).
3. Tout ranger au même endroit.

C'est exactement pour ça qu'on a créé Sifria.

Parce qu'après une séance, on a toujours son téléphone à côté.

Et chacun note comme il préfère : une note vocale, une photo de son carnet, une note écrite… peu importe.

Sifria range tout au même endroit.

Pourquoi on perd le fil (et ce n'est pas de votre faute)

J'ai accompagné plus de 500 entrepreneurs avec U-Lead.

Et je suis curieuse de nature. J'apprends de tout le monde, sur tous les supports.

Pendant longtemps, ça m'a créé une vraie frustration :

• ne plus me souvenir de ce que j'apprenais ;
• ne plus retrouver le contexte, l'info exacte ;
• ne jamais réussir à faire les connexions entre les choses.

J'ai galéré. J'ai testé les exercices de mémoire. J'ai testé tous les outils type « second cerveau ».

Puis avec mon mari, on a fini par créer l'outil de mes rêves : Sifria.

Mais avant de parler outil, regardons ce qui coince vraiment. Chez la plupart des coachs, c'est toujours un peu la même chose :

• On note trop tard. Le soir, la séance du matin est déjà floue.
• On note partout. Un carnet, l'app Notes, un vocal, un mail. Allez avouez… vous avez aussi un groupe WhatsApp avec vous-même.
• On note sans structure. Des pavés qu'on ne relit jamais.
• On ne relit pas. Parce que retrouver la bonne note prend 15 minutes.

Étape 1 : la même structure, à chaque fois

Le secret, c'est de ne pas réfléchir à la forme.

Vous prenez toujours la même trame. 5 rubriques :

1. Où en est la cliente (ce qui a bougé depuis la dernière fois)
2. Le sujet du jour (en une phrase)
3. Ce qui a émergé (déclics, blocages, mots marquants)
4. Ses engagements d'ici la prochaine séance
5. Ce que vous voulez creuser la prochaine fois

Cinq lignes, ça suffit.

Vous ne rédigez pas un compte rendu. Vous gardez le fil.

Étape 2 : noter tout de suite (à l'oral si vous préférez)

Bloquez 5 à 10 minutes entre deux séances.

C'est le seul moment où tout est encore frais.

Écrire vous coûte ? Parlez.

Un vocal de 2 minutes, juste après la séance, en suivant les 5 rubriques. C'est souvent plus rapide. Et plus fidèle.

Seul piège : savoir où il atterrit.

Il y a quelques mois, j'ai eu plusieurs idées pour Sifria. Je me suis enregistré un vocal de 4 minutes sur WhatsApp.

Quelques jours après : impossible de remettre la main dessus.

J'ai dû faire défiler des dizaines de messages.

Un vocal perdu, c'est une note qui n'existe pas.

Petite précision importante : je parle ici de vos notes à vous. Pas d'enregistrer la séance. Ça, c'est uniquement avec l'accord clair de votre cliente.

Étape 3 : un seul endroit. Vraiment un seul.

C'est l'étape qui fait toute la différence.

Choisissez un outil et tenez-vous-y. Chaque option a ses limites, autant le dire :

• Le carnet papier, un par cliente. Rassurant, zéro écran. Mais impossible d'y chercher quoi que ce soit. Et vous ne l'avez jamais sur vous au bon moment.
• Un document par cliente (Google Docs, Word, Notes). Gratuit et efficace… si vous êtes rigoureuse sur les noms de fichiers.
• Notion. Super puissant. Mais il faut le construire, puis l'entretenir. Si vous avez lâché en route, vous n'êtes pas la seule (j'en parle ici : alternative à Notion).
• Une plateforme de gestion pour coachs. Pratique pour tout centraliser (dossiers, agenda, facturation). Mais c'est un logiciel de plus à apprendre, et souvent un abonnement de plus.
• Un second cerveau dans WhatsApp, comme Sifria. Vous envoyez vos notes là où vous êtes déjà toute la journée. Le rangement se fait tout seul.

Le bon outil, c'est celui que vous ouvrirez encore à 21h, après une journée pleine.

Pas le plus complet.

Étape 4 : relire 2 minutes avant la séance

Une note qu'on ne relit pas, c'est une note perdue.

Avant chaque séance, relisez juste :

• les engagements de la dernière fois ;
• ce que vous vouliez creuser ;
• la phrase forte de votre cliente, si vous l'avez notée.

Et commencez la séance par ses engagements.

Elle voit tout de suite que vous vous souvenez.

Croyez-moi, ça change tout dans la relation.

Concrètement, avec Sifria

Sifria, c'est un second cerveau dans WhatsApp.

Vous envoyez des vocaux, des textes, des photos, des PDF à votre agent Sifria.

Il garde tout en mémoire, le range au bon endroit, le résume. Et surtout, il le connecte au reste.

Après la séance, vous lui envoyez un vocal :

« Séance 4 avec Claire. Elle a enfin posé ses tarifs. Blocage sur la prospection, peur de déranger. Engagement : contacter 3 anciennes clientes d'ici mardi. À creuser : son rapport à l'argent. »

Il le transcrit et le range. Vous pouvez aussi lui envoyer la photo d'une page de carnet, ou l'exercice en PDF que vous lui avez donné.

Avant la séance suivante, vous lui demandez :

« Où en est Claire ? C'était quoi ses engagements la dernière fois ? »

Il vous répond en quelques secondes. Sur WhatsApp, ou depuis votre tableau de bord.

Pour ne pas oublier un suivi :

« Rappelle-moi jeudi à 9h d'envoyer à Claire l'exercice sur les croyances. »

Et jeudi à 9h, vous recevez le message. (Plus de détails sur les rappels WhatsApp.)

Honnêtement ? Je sais pas comment je faisais avant.

FAQ

Faut-il prendre des notes pendant la séance ?

Le moins possible. Quelques mots-clés, pas plus. Votre attention doit rester sur votre cliente. Le vrai travail se fait juste après.

Combien de temps garder ses notes de séance ?

Le temps de l'accompagnement, puis le temps dont vous avez vraiment besoin. Si une cliente vous demande de supprimer ses données, faites-le. En cas de doute, renseignez-vous auprès de votre fédération ou d'un professionnel du droit.

Les notes vocales, c'est vraiment plus efficace ?

Pour beaucoup de coachs, oui. On parle plus vite qu'on n'écrit, et on note tout de suite au lieu de remettre à plus tard. La seule condition : garder la même structure, à l'oral comme à l'écrit.

À vous de jouer

Une structure. Tout de suite. Un seul endroit. Une relecture.

C'est tout.

Testez sur vos 3 prochaines séances. Vous allez sentir la différence.

Et si vous voulez que le rangement se fasse tout seul, dans WhatsApp : Sifria est gratuit pendant 14 jours, sans carte bancaire.

Essayer gratuitement